Mağaza uçotu necə aparılır: başlanğıc üçün addım-addım

Mağaza açanların çoxu ilk aylarda satışa fokuslanır, uçotu isə "sonra qaydaya salaram" deyə təxirə salır. Nəticədə bir neçə aydan sonra nə qədər malın qaldığı, kimin nə qədər borcu olduğu və mağazanın əslində qazanıb-qazanmadığı bilinmir. Mağaza uçotu mürəkkəb mühasibat deyil — düzgün qurulmuş gündəlik, həftəlik və aylıq vərdişlərdir. Bu məqalədə başlanğıc üçün sadə və real işləyən planı addım-addım təqdim edirik.

Mağaza uçotu nədir və nəyi əhatə edir?

Mağaza uçotu malın, pulun və öhdəliklərin hərəkətini qeyd etməkdir. Praktikada altı sahə var:

1. Mal qəbulu — nə, nə qədər, hansı qiymətə və kimdən alınıb.
2. Satış — nə satılıb, hansı qiymətə, hansı ödəniş üsulu ilə.
3. Kassa — nağd və kartla daxil olan, xərcə və ya inkassasiyaya çıxan pul.
4. Borclar — müştərinin sizə, sizin təchizatçıya borcunuz.
5. Anbar qalığı və sayım — sistemdəki qalıqla rəfdəki malın uyğunluğu.
6. Hesabatlar — dövriyyə, qazanc, xərc və tendensiyalar.

Bu sahələrdən biri boş qalanda digərləri də pozulur: qeyd olunmayan mal qəbulu qalığı, qeyd olunmayan xərc isə qazancı təhrif edir.

Başlamazdan əvvəl: təməli düzgün qurun

• Məhsul kataloqu: hər məhsulun bir adı, bir barkodu, düzgün ölçü vahidi (ədəd, kq, litr) olsun. Eyni malı iki adla açmayın.
• Başlanğıc qalıq: köhnə dəftərə yox, real sayıma əsaslanın.
• Alış qiymətləri: maya dəyəri olmadan qazanc hesablamaq mümkün deyil.
• Rollar: kim satır, kim malı qəbul edir, kim kassanı bağlayır — bunu əvvəlcədən müəyyən edin.

Gündəlik iş qaydası

1. Mal qəbulunu faktura ilə qeyd edin

Təchizatçıdan gələn mal sayılır, fakturadakı miqdarla tutuşdurulur və elə həmin gün sistemə daxil edilir. Qəbul edilməmiş mal satılırsa, qalıq mənfiyə düşür və maya dəyəri yanlış hesablanır. Fakturada nisyə alınan hissə təchizatçıya borc kimi yazılmalıdır — bax: Təchizatçı fakturaları və borclar.

2. Hər satışı kassadan keçirin

"Tanış müştəridir, sonra yazaram" yanaşması uçotun ən böyük düşmənidir. Hər satış — nağd, kart və ya nisyə — kassa proqramından keçməlidir ki, qalıq və pul eyni anda dəyişsin.

3. Nisyəni dərhal müştərinin adına yazın

Nisyə satış müştəri seçilərək qeyd olunur, ödəniş gələndə də həmin müştərinin hesabına daxil edilir. Kağız dəftərdə bu qeydlər tez itir və mübahisə yaradır.

4. Xərcləri kassadan çıxanda qeyd edin

Kuryerə verilən pul, təsərrüfat malları, kiçik təmir — hamısı xərc kimi növü ilə yazılmalıdır. Əks halda gün sonunda kassada "itən" pul yaranır.

5. Gün sonunda kassanı bağlayın

Kassadakı nağd pulu sayın, sistemin göstərdiyi məbləğlə tutuşdurun, kart terminalının yekununu yoxlayın. Fərq varsa, elə həmin gün səbəbini axtarın — ertəsi gün artıq yadda qalmır. Ətraflı: Gün sonu hesabatı və kassa bağlanışı.

Həftəlik iş qaydası

• Az qalan mallara baxın və sifariş siyahısı hazırlayın. Minimum miqdar təyin olunubsa, siyahı özü formalaşır.
• Qismən sayım aparın: bahalı, kiçik və tez satılan malları (siqaret, kosmetika, aksesuar) hər həftə sayın.
• Müştəri borclarını yoxlayın: vədəsi keçənlərə xatırlatma edin.
• Təchizatçı ödənişlərini planlayın: hansı fakturanın ödəniş vaxtı yaxınlaşır.
• Qaytarmaları nəzərdən keçirin: eyni mal tez-tez qaytarılırsa, keyfiyyət və ya təchizatçı problemi var.

Aylıq iş qaydası

1. Qazanc hesabatını çıxarın: dövriyyə, satılan malın maya dəyəri, xərclər və xalis nəticə. Bu hesablamanın məntiqi üçün: Mağazada xalis mənfəət hesablama.
2. Ən çox və ən az satılan malları müqayisə edin: rəfdə aylarla qalan mal pulunuzu dondurur.
3. Anbarın ümumi dəyərinə baxın: dövriyyə artmadan anbar dəyəri böyüyürsə, artıq mal alırsınız.
4. Kassir üzrə satışları yoxlayın: endirim və qaytarmaların kimdə çox olduğuna diqqət edin.
5. Vergi öhdəliklərini hazırlayın: bəyannamə müddətləri və tələblər üçün rəsmi mənbəyə — e-taxes.gov.az portalına baxın.

Tam inventar sayımını ildə ən azı bir-iki dəfə edin; sürətli sayımın qaydaları: İnventar yoxlaması 30 dəqiqədə.

Başlanğıcda ən çox edilən 5 səhv

• Şəxsi pulla mağaza pulunu qarışdırmaq. Kassadan evə götürülən pul da qeyd olunmalıdır, yoxsa qazanc anlaşılmaz olur.
• Malı qəbul etmədən satmaq. Qalıq mənfiyə düşür, sayım heç vaxt düz gəlmir.
• Nisyəni yadda saxlamaq. Yaddaş zəifdir, müştəri isə mübahisə edir.
• Sayımı yalnız problem olanda aparmaq. Fərq aylarla yığılanda səbəbi tapmaq mümkün olmur.
• Kassadakı pulu qazanc saymaq. Kassada təchizatçıya ödəniləcək pul da var.

Kağız, Excel, yoxsa proqram?

Gündə on-on beş satış edən kiçik köşkdə dəftər bir müddət işləyə bilər. Amma satış, mal qəbulu və nisyə artanda dəftər və Excel qalığı avtomatik yeniləmir, maya dəyərini partiya üzrə hesablamır və eyni anda bir neçə nəfərin işləməsinə imkan vermir. Kassa proqramında isə hər satış qalığı, kassanı və hesabatı birlikdə dəyişir — uçot satışın özü ilə aparılır.

rspos.az-da mağaza uçotu

rspos.az-da mal qəbulu faktura ilə edilir: məhsullar qalığa əlavə olunur, alış qiyməti partiya kimi saxlanılır, təchizatçıya borc avtomatik yaranır və fakturadan dərhal qiymət etiketləri çap etmək olur.

Kassa ekranında satış nağd, kart və ya nisyə qeyd olunur; qalıq FIFO prinsipi ilə partiyalardan çıxılır, nisyə məbləği müştərinin borc dəftərinə düşür. Xərclər növü ilə yazılır və istəyə görə kassadan çıxılır. Gün sonunda kassa hesabatı nağd, kart və xərcləri bir yerdə göstərir.

Minimum miqdara çatan mallar stok siyahısında ayrıca süzülür, inventar sayımı anbar üzrə, mobil tətbiqdə barkod skan edilərək aparılır. Hesabatlar bölməsində gündəlik satış, qazanc (FIFO maya dəyəri və xərclər çıxılmaqla), kassir üzrə satış, alış və satılmayan mallar hesabatları var, siyahılar Excel-ə ixrac olunur.

Market üçün hazır imkanlar: market proqramı.

Tez-tez verilən suallar

Mağaza uçotuna gündə nə qədər vaxt ayırmaq lazımdır?

Satış kassa proqramından keçirsə, gündəlik iş mal qəbulu və gün sonu kassa bağlanışından ibarətdir — adətən 15-20 dəqiqə. Həftəlik qismən sayım və aylıq hesabat üçün əlavə bir-iki saat kifayətdir.

Mağaza uçotu üçün mühasib tutmaq vacibdirmi?

Gündəlik mal və kassa uçotunu sahib və ya işçi özü apara bilər. Vergi bəyannamələri və hüquqi tələblər üçün isə mühasibdən məsləhət almaq və rəsmi mənbələri izləmək tövsiyə olunur.

Uçota ortada başlamaq olarmı?

Bəli. Bir gün seçib bütün malı sayın, başlanğıc qalıq kimi daxil edin və həmin gündən hər satışı kassadan keçirin. Keçmiş ayları bərpa etməyə çalışmaq çox vaxt aparır və az fayda verir.

Sayımda fərq çıxanda nə etməli?

Əvvəlcə qeyd olunmamış mal qəbulu, qaytarma və köçürmələri yoxlayın. Səbəb tapılmayan fərqi təsdiqləyib qalığı düzəldin və həmin malları növbəti həftə yenidən sayın.

Nəticə

Mağaza uçotu gündəlik kiçik addımlardan ibarətdir: malı faktura ilə qəbul etmək, hər satışı kassadan keçirmək, xərci və nisyəni dərhal yazmaq, gün sonu kassanı bağlamaq. Həftəlik sayım və aylıq hesabat isə bu qeydləri qərara çevirir. rspos.az-ı 14 gün pulsuz sınayın.